Il Ruolo dell'Organismo di Vigilanza (ODV) nel D.Lgs. 231/01

L'organismo di vigilanza è composto da persone con competenze specifiche in diverse aree. Ci possono essere esperti in diritto, finanza e gestione aziendale, così come profili più tecnici, esperti per esempio di sicurezza sul lavoro, informatica o prevenzione ambientale. Questi membri vengono scelti in base a 3 fattori : competenza, indipendenza e autonomia. Devono garantire il rispetto delle normative e delle procedure interne. Il loro compito principale è prevenire violazioni e comportamenti scorretti.

L'organismo può includere membri interni e/o esterni all'azienda. Gli interni possono essere dirigenti o dipendenti con particolari qualifiche mentre gli esterni sono spesso consulenti o esperti indipendenti. L'organismo di vigilanza si riunisce periodicamente per analizzare le attività dell'azienda, redige rapporti e suggerisce azioni correttive se necessario.

L'organismo di vigilanza è nominato dall’organo amministrativo dell’azienda ( consiglio di amministrazione oppure amministratore unico). Questa valutazione prende in considerazione le competenze, l’esperienza e l’integrità dei candidati. L'organismo di vigilanza è indipendente e deve operare senza conflitti di interesse. Di seguito, il consiglio di amministrazione approva la nomina.

Per svolgere efficacemente il proprio ruolo, l'OdV deve soddisfare alcuni requisiti fondamentali:

Autonomia e indipendenza:

• L'OdV deve essere autonomo dai vertici aziendali e non soggetto a gerarchie interne
• I suoi membri devono poter operare in modo indipendente e senza pressioni esterne
• Deve avere poteri di accesso a tutte le informazioni e i documenti aziendali pertinenti

Professionalità e competenza:

• I membri dell'OdV devono possedere una comprovata professionalità e competenza in materia di diritto penale, organizzazione aziendale e modelli di prevenzione 231
• Devono essere aggiornati sulle normative e le “best practice” in materia di compliance
• Devono essere in grado di svolgere un'analisi critica e autonoma dei rischi di reato

L'organismo di vigilanza ha un ruolo cruciale nel garantire il rispetto delle procedure aziendali. Verifica altresì che l'azienda segua le leggi e i regolamenti applicabili. Questo organo monitora l'efficacia dei sistemi di controllo interno ed è responsabile del rilevamento di possibili comportamenti illeciti.

L'organismo di vigilanza svolge varie attività, tra cui :

• preparare relazioni periodiche per la direzione
• segnalare eventuali anomalie riscontrate durante le verifiche
• collaborare con altri enti di controllo per garantire una supervisione completa
• contribuire alla trasparenza e alla correttezza dell'operato aziendale
• agire come intermediario tra l'azienda e le autorità di regolamentazione
• aiutare a proteggere l'azienda da rischi legali e reputazionali

Ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001, la durata in carica dell’organismo di vigilanza viene stabilita dallo statuto o dall'atto di nomina. Normalmente, il periodo varia tra i tre e i cinque anni. La durata precisa dipende dalle disposizioni interne dell'azienda. È fondamentale che l'organismo operi in modo continuativo e senza interruzioni. Una volta scaduto il mandato, i membri possono essere riconfermati. In caso di dimissioni, revoca o altre cause di cessazione del mandato, si procede alla nomina di nuovi membri.

L'organismo di vigilanza deve essere informato quando si verificano eventi significativi che possono avere un impatto sulle attività regolate. Questo coinvolge situazioni come violazioni delle normative, rischi per la sicurezza o la stabilità finanziaria, o problemi operativi gravi.
L’organismo deve essere informato anche ogni volta che nell’azienda si realizzano modifiche organizzative rilevanti, che possono modificare l’analisi dei rischi alla base del Modello.

Le informazioni fornite devono essere chiare, complete e accurate, consentendo all'organismo di valutare correttamente la situazione e prendere decisioni informate. Ritardi o omissioni nella segnalazione possono compromettere l'efficacia della supervisione e minare la fiducia nel sistema. Pertanto, è fondamentale che tutte le funzioni aziendali mantengano canali di comunicazione aperti e trasparenti con gli l'organismo di vigilanza. In questo modo, si garantisce una collaborazione efficace nella gestione dei rischi e nel mantenimento dell'integrità del sistema.